01Рутина бухгалтерии: цифры переписываются дважды
Поставщик присылает накладную письмом в формате файла или фотографией, бухгалтер открывает вложение и набирает в 1С контрагента, номер, дату, позиции и суммы. Потом сверяет с договором и счётом. Такой ввод занимает больше времени, чем кажется, и он же служит источником опечаток.
Работа бухгалтера на самом деле состоит из суждения: правильно ли оформлен документ, соответствует ли договору, как учесть спорный случай. Эту часть мы оставляем человеку, а набор данных предлагаем передать агенту.
02Путь первичного документа с агентом
Приём документов
Агент находит в почте письма с накладными, актами и счетами, а также читает сканы и фотографии документов.
Распознавание
Выделяет контрагента, УНП, номер, дату, позиции и суммы и подбирает соответствующие записи в справочниках 1С.
Сверка с договором
Сравнивает документ с договором и заказом, показывает расхождения по цене, количеству и реквизитам.
Черновик в 1С
Создаёт черновик документа в учётной системе и помечает поля, в которых агент не уверен.
Проверка человеком
Бухгалтер открывает черновик, исправляет неточности и проводит документ. Без его подтверждения в учёте ничего не появляется.
03ЭСЧФ и электронные ТТН: что можно подготовить
Для белорусской бухгалтерии отдельная нагрузка связана с электронными счетами-фактурами на портале налоговых органов и электронными ТТН. Агент не подписывает и не отправляет их. Он готовит данные: сверяет реквизиты с карточкой контрагента, проверяет УНП, находит отличия между счётом-фактурой и первичным документом и подсказывает, какие поля нужно поправить. Выставляет и подписывает документ бухгалтер.
| Документ | Что делает агент | Что остаётся бухгалтеру |
|---|---|---|
| Накладная поставщика | Распознаёт, сверяет с заказом и готовит черновик поступления | Проверка и проведение |
| Акт выполненных работ | Сверяет с договором и находит отличия в суммах | Принятие решения по спорным строкам |
| ЭСЧФ и ЭТТН | Сверяет реквизиты и показывает несоответствия | Выставление и подписание |
04Что нужно для начала работы
Для старта нужны доступ к рабочей почте бухгалтерии, служебный пользователь в 1С с ограниченными правами и несколько примеров документов, которые обычно приходят от ваших контрагентов. Подключение идёт через стандартный интерфейс OData, а права задаёт ваш специалист по 1С. Первый этап мы обычно ограничиваем чтением и черновиками, запись добавляем позже и только по подтверждению.
Агент сам проведёт документ в 1С?
Нет. Он создаёт черновик, а проводит документ бухгалтер после проверки. Это правило записывается в настройках агента и видно в журнале его действий.
Где хранятся документы и доступы к почте?
Платформа устанавливается на сервер вашей компании, документы и доступы к почте и 1С остаются у вас. При выборе внешней нейросети часть текста обрабатывается вне сервера, об этом мы говорим заранее.
С какого вида документов стоит начать?
С одного вида документов и одного потока, например с накладных основных поставщиков. После проверки добавляем акты и другие виды первички.
Пришлите нам описание документов, которые бухгалтерия набирает вручную чаще всего, и мы предложим пилот.
Договориться о встрече