01Где в документах теряется время
Типичная картина выглядит так. Менеджер просит у бухгалтера счёт, бухгалтер ищет реквизиты в старой переписке, юрист правит договор, подставляя в шаблон другое название контрагента, а акт по итогам месяца собирается из нескольких таблиц. Работа нужная, но почти вся она состоит из переноса одних и тех же сведений из системы в систему.
Агент берёт на себя именно перенос. Он находит данные в 1С, CRM и почте, подставляет их в нужный шаблон и показывает сотруднику готовый черновик. Что и в каком виде отправить дальше, решает человек.
02Какие документы агент готовит как черновики
Мы начинаем с тех документов, которые похожи друг на друга и повторяются часто. Вот сценарии, которые чаще всего включают белорусские компании:
- договор по вашему шаблону с подстановкой реквизитов контрагента, предмета и условий оплаты
- счёт и акт выполненных работ из данных сделки или учётной системы
- товарная накладная и черновик электронной ТТН из данных отгрузки
- черновик электронного счёта-фактуры для портала налоговых органов с проверкой заполненности реквизитов
- акт сверки расчётов с выделенными расхождениями для разбора бухгалтером
03ЭСЧФ и ЭТТН: что делает агент и что остаётся человеку
Электронные счета-фактуры и транспортные накладные требуют точных реквизитов. Агент собирает их из учётной системы, сверяет УНП контрагента, замечает пустые поля и несовпадения и сообщает о них бухгалтеру. Выставление и подписание документа на портале выполняет ответственный сотрудник, а не агент. Требования к оформлению уточняйте у юриста или бухгалтера вашей компании, мы не подменяем их консультацию.
| Этап | Агент | Сотрудник |
|---|---|---|
| Сбор данных | Достаёт реквизиты и позиции из 1С и сделки | Указывает, на основании какого заказа или договора готовится документ |
| Подготовка | Заполняет шаблон и отмечает пустые поля | Читает черновик, исправляет неточности |
| Проверка | Сверяет УНП, суммы, названия, сроки | Принимает решение по спорным местам |
| Отправка и подпись | Только напоминает, что документ готов | Подписывает и отправляет контрагенту |
04Роль бухгалтера и юриста при проверке
Мы сознательно не убираем специалистов из цепочки. Бухгалтер знает, как отражаются операции в учёте, а юрист следит за формулировками договоров. Мы просим их участвовать на двух шагах: при описании шаблонов, чтобы агент не пользовался устаревшей редакцией, и при проверке первых черновиков. Они же определяют, какие пункты договора агент не имеет права менять самостоятельно: условия ответственности, порядок разрешения споров, особые обязательства сторон.
05Как проходит внедрение документного сценария
Собираем шаблоны и образцы
Просим текущие версии договоров, актов, счетов, а также несколько обезличенных образцов реальных документов, чтобы увидеть исключения.
Описываем источники данных
Определяем, откуда берётся каждое поле: из 1С через стандартный интерфейс OData, из карточки сделки, из переписки или вводится вручную.
Задаём правила проверки
Записываем, что агент сверяет сам и какие расхождения обязан показать специалисту, прежде чем передать документ дальше.
Проверяем на прошлых документах
Готовим на основе данных прошлых периодов черновики и сравниваем с тем, что было выпущено сотрудниками, чтобы найти слабые места.
Запускаем с подтверждением
Включаем сценарий для небольшой группы. Все исходящие документы проходят через подтверждение сотрудника.
06Хранение документов и доступы
Платформа ставится на сервер вашей компании, поэтому доступы к 1С, почте и папкам с документами остаются у вас. Агент получает права только на нужные ему справочники и каталоги, а его действия записываются в журнал. Если для агента выбрана внешняя нейросеть, часть текста запроса обрабатывается вне вашего сервера, поэтому состав передаваемых сведений мы обсуждаем заранее. Работа с персональными данными требует осторожности: платформа помогает выстроить обработку по Закону № 99-З, а правовую оценку даёт ваш юрист.
07Электронный документооборот в разных городах Беларуси
Задачи похожи в Минске, Гомеле, Бресте, Гродно, Витебске и Могилёве: договоры, акты, накладные и электронные счета выпускаются по одному порядку. Отличается объём и состав контрагентов. Поэтому сначала мы разбираем ваши документы, а не берём стандартный набор сценариев. Работаем удалённо и с выездом, как удобно вашей бухгалтерии.
Агент сам выставит электронный счёт-фактуру?
Нет. Он подготовит черновик и укажет на неполные реквизиты, а выставляет документ бухгалтер на портале. Так ответственность за отправку остаётся у человека.
С каких документов стоит начинать?
С самых повторяющихся и понятных: счета, акты, типовые договоры. Конкретный выбор делаем после аудита, потому что он зависит от вашего порядка работы.
Нужно ли переделывать наши шаблоны?
Чаще всего нет. Мы берём ваши шаблоны как есть и отмечаем места, где данные подставляются. Если шаблоны содержат противоречия, мы показываем их юристу, и он решает, что менять.
Что если контрагент прислал договор со своими условиями?
Агент может выделить отличия от вашего шаблона и подготовить список вопросов для юриста. Решение о принятии условий остаётся за вами.
Пришлите перечень документов, которые ваши сотрудники готовят чаще всего, и мы предложим первый сценарий.
Получить консультацию