01Откуда приходят заявки на объекты и где они застревают
Обращения покупателей и арендаторов приходят отовсюду: звонки, мессенджеры, формы на сайте, площадки объявлений, письма партнёров. Менеджер переносит их в Битрикс24 или amoCRM вручную, а часть деталей остаётся в личной переписке. Через неделю уже непонятно, кто что пообещал клиенту и когда должен был перезвонить.
Чаще всего работа вязнет в таких местах:
- заявка пришла вечером, а в карточку попала на следующий день и без важных деталей
- после показа менеджер не сразу записывает впечатления клиента и договорённости
- один объект предлагают двум клиентам, потому что статус обновили с опозданием
- документы по сделке лежат в почте, на диске и в чатах, и пакет приходится собирать руками
- руководитель узнаёт о просроченных задачах только на планёрке
02Путь клиента от обращения до регистрации сделки
Ниже описан условный процесс агентства, на котором удобно запускать пилот. У застройщика он выглядит похоже, только вместо одного объекта работа идёт с перечнем помещений.
Разбор обращения
Агент читает заявку, ищет клиента в базе, предлагает заполнить карточку и подбирает подходящие объекты из вашего списка. Менеджер видит готовый черновик и сам решает, кому написать первым.
Назначение показа
Агент смотрит календарь менеджера и график объекта, предлагает свободные окна и готовит текст приглашения. Сообщение клиенту уходит только после того, как менеджер прочитал его и подтвердил.
Итоги показа
Менеджер надиктовывает голосом, как прошла встреча. Агент расшифровывает запись, выделяет возражения, договорённости и сроки и создаёт задачи на следующие шаги.
Подготовка договора
На основе сведений сделки агент собирает черновик договора из ваших шаблонов и список недостающих документов. Юрист проверяет текст, а подписывают его стороны.
Сопровождение до регистрации
Агент напоминает, какие справки и подписи ещё не получены, и готовит клиенту сообщение со списком. Вопросы оформления и налогов уточняйте у юриста или бухгалтера.
03Что особенного у застройщика
У застройщика добавляются свои потоки: графики платежей, акты приёма-передачи, переписка с подрядчиками, учёт свободных помещений в 1С. Агент сверяет статусы помещений в 1С и в CRM и показывает расхождения, а ответственный сотрудник решает, какая запись верна. Подключение к 1С идёт через стандартный интерфейс OData вместе с вашим специалистом.
| Участок работы | Чем помогает агент |
|---|---|
| Заявки и карточки | Готовит черновик карточки и напоминает о звонках |
| Показы и просмотры | Предлагает окна по календарю и готовит приглашение |
| Договоры и акты | Собирает черновики по шаблонам, юрист проверяет |
| Расчёты в BYN и УНП контрагента | Показывает расхождения между CRM и учётной системой |
04Персональные данные покупателей и арендаторов
05Один и тот же процесс до и после запуска агента
Заявки приходят из разных каналов и вносятся в карточку вручную
Агент разбирает обращения и предлагает черновик карточки, менеджер проверяет
Свободное время для показа ищут в личном календаре и в чате
Агент предлагает окна по календарям и готовит приглашение для подтверждения
После показа детали разговора вспоминают по памяти
Голосовая заметка менеджера превращается в список договорённостей и задач
Пакет документов собирают из почты и папок на диске
Агент собирает черновик пакета и список недостающих бумаг, юрист проверяет
О просроченных задачах руководитель узнаёт на планёрке
Каждое утро менеджер и руководитель получают сводку просроченного
Агент сам напишет клиенту?
Нет. Сообщения клиентам, приглашения на показ и документы агент готовит как черновики. Отправляет их менеджер после проверки, и это правило записывается в настройках агента.
С чего начать небольшому агентству?
Обычно с разбора заявок и записи итогов показов: там меньше всего рисков и быстрее заметна разница. Конкретный процесс выбираем после аудита вместе с вами.
Нужно ли менять Битрикс24 или amoCRM?
Как правило, нет. Агент работает внутри уже используемой системы. Какие способы подключения доступны в вашей версии, выясняем на аудите.
Опишите, как сейчас идёт путь клиента от заявки до сделки, и мы предложим процесс для пилота.
Обсудить проект