01Заявка приходит в любом виде
Один клиент присылает таблицу на почту, второй пишет в Telegram список из десяти строк, третий звонит и диктует артикулы. Менеджер переносит всё это в 1С, проверяет наличие, пересчитывает цены по условиям клиента и только потом выставляет счёт. На каждом переносе можно ошибиться в артикуле или количестве.
Агент разбирает обращения в любом виде, находит позиции в номенклатуре, показывает наличие и готовит черновик счёта. Менеджер видит исходное сообщение рядом с результатом и подтверждает его.
02Обработка заявки: два варианта одного дня
Заявки приходят в почту, мессенджер и по телефону, часть теряется в личной переписке
Агент собирает заявки из почты и чатов в единый список с пометкой, от кого и когда
Менеджер вручную ищет артикулы в номенклатуре и сверяет наличие на складе
Агент сопоставляет строки заявки с номенклатурой и показывает наличие, спорные позиции выносит менеджеру
Цены по условиям конкретного клиента подставляются из памяти или старого файла
Агент подставляет цены по условиям клиента из учётной системы и отмечает расхождения
О просроченной оплате менеджер вспоминает, когда клиент просит новую отгрузку
Агент показывает дебиторку в карточке клиента до выставления счёта и готовит напоминание
Отгрузка, накладная и электронные документы готовятся по очереди разными людьми
Агент готовит черновики накладной и сопроводительных документов, ответственные проверяют их
03Прайс-листы без ручной рассылки
Когда у поставщика меняются цены, оптовику нужно обновить прайсы и уведомить клиентов. Агент подготавливает новые версии файлов по правилам скидок и отмечает позиции, у которых изменение особенно заметно. Рассылку делает сотрудник после просмотра. Для разных групп клиентов можно держать разные условия, а агент следит, чтобы нужный прайс уходил нужному адресату.
04Дебиторка: напоминания в нужный момент
Работа с долгами обычно страдает не из-за нежелания, а из-за нехватки времени. Агент ежедневно собирает список просроченных платежей, группирует его по менеджерам и готовит черновики деликатных напоминаний. Менеджер решает, кому позвонить, а кому написать, и отправляет сообщение сам. Вот что включается чаще всего:
- утренний список просроченных счетов по каждому менеджеру
- черновик напоминания с номером счёта и суммой в белорусских рублях
- пометка в карточке клиента о договорённости по срокам оплаты
- предупреждение при попытке оформить новую отгрузку клиенту с долгом
05Документы поставки в белорусской практике
Оптовая поставка сопровождается товарно-транспортными документами, электронными накладными, ЭСЧФ, проверкой УНП контрагента. Если вы работаете с экспортом, добавляются документы для таможни и ВЭД. Агент собирает реквизиты, подсказывает пустые поля и готовит черновики, а оформляет и подписывает документы бухгалтер или ответственный сотрудник. Требования уточняйте у юриста или бухгалтера.
Сколько клиентов должно быть, чтобы это имело смысл?
Единой границы нет. Обычно смысл появляется там, где менеджеры тратят заметную часть дня на перенос заявок и подготовку документов. Это определяется на аудите.
Может ли агент отвечать клиентам сам?
Нет. Ответы клиентам, счета и сообщения о долге агент готовит как черновики. Менеджер проверяет каждый текст и отправляет его сам.
Придётся ли менять нашу учётную 1С?
Чаще всего нет. Подключение идёт через стандартный интерфейс OData, а состав открываемых данных согласуем с вашим специалистом по 1С.
Расскажите, в каком виде к вам приходят заявки, и мы покажем, как это может быть разобрано агентом.
Оставить заявку