01Как выглядит поток первички у аутсорсера
Аутсорсинговая фирма ведёт учёт десятков организаций, и каждая присылает документы по-своему: фотографии накладных в мессенджере, сканы актов по почте, таблицы Excel с банковскими выписками. Бухгалтер сначала разбирает входящее, потом вносит данные в 1С, потом выясняет, чего не хватает, и пишет клиенту.
В пик отчётного периода именно этот разбор забирает основное время, а на проверку и анализ остаётся меньше. Мы предлагаем перенести подготовительную часть на агента, сохранив ответственность за учёт за специалистами.
02Какие операции бухгалтерской фирмы подходят агенту
| Участок работы | Подготовка агентом | Проверка бухгалтером |
|---|---|---|
| Входящие документы | Сортировка по клиентам и типам, перечень полученного | Решает, что принять к учёту |
| Недостающие бумаги | Список отсутствующих документов и черновик письма клиенту | Отправляет письмо, оценивает срочность |
| Сверка с контрагентами | Проект акта сверки и перечень расхождений | Выясняет причину и подписывает |
| Календарь сроков | Напоминания по каждому клиенту и сводка рисков | Определяет порядок работы на неделю |
03Работа с клиентом от документов до сверки: до и после
Условный пример одного процесса аутсорсера: от получения первички до подготовки к отчётному сроку. Это иллюстрация логики, а не история конкретной фирмы.
Документы приходят в разные каналы и разбираются вручную
Агент раскладывает входящее по клиентам и типам, бухгалтер просматривает перечень
Недостающие бумаги выясняют по ходу, когда уже горят сроки
Агент заранее показывает пробелы по каждому клиенту и готовит черновик напоминания
Сверку с контрагентами готовят в Excel вручную
Агент готовит проект сверки из данных 1С, бухгалтер проверяет расхождения
Сроки по клиентам ведут в личных календарях бухгалтеров
Агент ведёт общий календарь и напоминает ответственным заранее
Руководитель узнаёт о проблемном клиенте, когда срок уже близко
Сводка по клиентам собирается из систем, руководитель видит проблемные места вовремя
04ЭСЧФ, УНП и электронные ТТН в работе аутсорсера
Белорусские клиенты ожидают от бухгалтера работы с ЭСЧФ на портале налоговых органов, с электронными ТТН, с актами и договорами в белорусских рублях. Агент помогает проверить УНП контрагента в документе, подготовить сведения для выставления и найти несовпадения, но выставляет и подписывает документы специалист. Все вопросы налогового учёта и отчётности уточняйте у бухгалтера с нужной квалификацией и при необходимости у юриста.
05Доступ к базам клиентов и разделение прав
Аутсорсер работает с базами многих организаций, и смешивать их нельзя. Мы настраиваем доступы так, чтобы агент сотрудника видел только тех клиентов, которых ведёт этот сотрудник. Подключение к 1С идёт через стандартный интерфейс OData, а служебные пользователи создаются по каждой базе отдельно. Платформа ставится на ваш сервер.
06С чего начать бухгалтерской фирме
Выбор группы клиентов
Берём несколько клиентов с типовыми документами и понятным порядком сдачи первички.
Описание входящего потока
Фиксируем, через какие каналы приходят документы, и как их принято называть и раскладывать.
Пилот у нескольких бухгалтеров
Подключаем агента к небольшой группе, смотрим, как они проверяют его черновики, и уточняем правила.
Подключение сверок и календаря
После разбора входящего добавляем сверки и общий календарь отчётных сроков.
Агент будет сам вносить документы в 1С?
Запись в 1С выполняется только после подтверждения бухгалтера. Для начала можно оставить агенту только чтение данных и подготовку черновиков.
Подходит ли решение небольшой бухгалтерской фирме?
Да. Начинаем с одного процесса и нескольких клиентов, а объём подбираем по вашим системам и числу баз.
Не перепутает ли агент документы разных клиентов?
Мы разделяем права так, чтобы агент сотрудника видел только его клиентов, а результат всё равно проверяет бухгалтер. Настройки доступа можно сузить или расширить в любой момент.
Расскажите, как к вам приходит первичка и какие сроки сложнее всего держать, и мы предложим формат пилота.
Обсудить проект