01Диспетчерская в разгар дня
Утро в логистической компании начинается с потока писем и звонков: клиенты просят ставку, уточняют окно погрузки, спрашивают, где машина. Диспетчер держит в голове десятки рейсов, а нужные сведения разбросаны между почтой, 1С, таблицей Excel и чатом с водителями. Любая пауза в ответе клиенту превращается в лишний звонок.
Агент берёт на себя подготовительную работу, а решения по рейсам остаются у диспетчера. Он может:
- разобрать входящее письмо с заявкой и предложить заполнить поля: маршрут, груз, даты, требования к машине
- подготовить черновик ответа клиенту со ставкой из вашего прайса для проверки менеджером
- собрать в одном окне данные рейса из 1С, таблицы и переписки
- напомнить о приближающемся окне погрузки или разгрузки
- подготовить сводку по рейсам за день для руководителя
02Документы рейса: ЭТТН, CMR и акты
Каждый рейс оставляет за собой бумаги: транспортная накладная, при международных перевозках CMR, акты выполненных работ, счета. В Беларуси добавляются электронные ТТН и счета-фактуры на портале налоговых органов. Ошибка в УНП контрагента или в названии груза возвращает документ на доработку и задерживает оплату.
Сбор реквизитов
Агент берёт из карточки клиента УНП, реквизиты и условия договора и подставляет их в черновик документа. Бухгалтер видит, откуда взято каждое значение.
Сверка с заявкой
Сравниваются маршрут, груз, даты и ставка в заявке, в рейсе и в черновике накладной. Расхождения агент выносит в отдельный список.
Подтверждение человеком
Экспедитор или бухгалтер проверяет черновики, правит и подтверждает. Выставление и подписание документов остаётся за ответственным сотрудником.
Закрытие рейса
Когда подписанные документы вернулись, агент напоминает о недостающих и готовит черновик акта и счёта. Правовые и налоговые вопросы уточняйте у юриста или бухгалтера.
03Статусы в пути и вопросы клиента где машина
Чаще всего клиенты хотят одного: знать, где груз. Статус по рейсу агент готовит по сообщениям водителя и записям в системе, а менеджер проверяет и отправляет. Так экспедитор отвечает быстрее и не отвлекает диспетчера, которому нужно решать задачи на линии.
| Вопрос клиента | Откуда агент берёт сведения |
|---|---|
| Где сейчас машина | Сообщения водителя, отметки диспетчера в рейсе |
| Когда придут документы | Статус документов в 1С и почте |
| Какая ставка по маршруту | Ваш прайс и прошлые заявки клиента |
| Есть ли свободный транспорт | Таблица парка и календарь рейсов |
04Один рейс до и после подключения агента
Заявку из письма переписывают в таблицу рейсов вручную
Агент предлагает заполнить рейс из письма, диспетчер проверяет поля
Ставку ищут в старых письмах и спрашивают у коллег
Агент подсказывает ставку из прайса и прошлых заявок, решение за менеджером
Накладную заполняют, перепечатывая реквизиты из карточки
Агент готовит черновик накладной с реквизитами из 1С, бухгалтер подтверждает
Клиенту отвечают на вопрос где груз после звонка водителю
Агент готовит ответ о статусе по сообщению водителя, менеджер отправляет
После рейса вспоминают, каких подписанных документов не хватает
Агент ведёт список недостающих документов и напоминает ответственному
Агент подключается к 1С перевозчика?
Да, через стандартный интерфейс OData. Доступы настраивает ваш специалист по 1С, а агент видит только разрешённые объекты. Сначала проверяем подключение на копии базы.
Можно ли работать с водителями через Telegram?
Да, Telegram входит в список подключаемых каналов платформы. Какие сообщения агент обрабатывает сам, а что передаёт диспетчеру, задаём в правилах вместе с вами.
Агент будет назначать машины?
Нет. Он показывает свободный транспорт и готовит варианты, а назначение остаётся за диспетчером. Решение по рейсу всегда принимает человек.
Расскажите, какой участок вашей диспетчерской отнимает больше всего времени, и мы предложим пилот на одном процессе.
Получить консультацию