01Путь заявки на уборку от звонка до выезда бригады
Клиент звонит или пишет в мессенджер: нужна уборка офиса, квартиры после ремонта или склада. Диспетчер уточняет площадь, тип покрытий, доступ, желаемое время, потом считает стоимость, смотрит график бригад и звонит обратно. На каждом шаге данные записываются в блокнот, таблицу или карточку, и часть деталей теряется между сменами.
Мы разбираем этот путь вместе с диспетчерами и бригадирами. Для агента важны не красивые схемы, а реальные вопросы, которые задают клиенты, и реальные исключения: ключи у охраны, уборка только по выходным, особые средства для натурального камня.
02Как агент помогает диспетчеру принять заявку
Агент работает внутри почты, мессенджера и вашей CRM. Его задачи при приёме заявки такие:
- выделяет из сообщения или расшифрованного звонка адрес, тип уборки, площадь и пожелания
- задаёт клиенту уточняющие вопросы черновиком, если данных не хватает
- готовит предварительный расчёт по вашему прайс-листу в белорусских рублях
- показывает диспетчеру свободные окна в графике бригад
- создаёт карточку заявки, которую диспетчер проверяет и подтверждает
03График бригад и замены в день выезда
Больной сотрудник, задержавшийся предыдущий объект, внезапно изменённое время у клиента: график перестраивается каждый день. Агент видит загрузку бригад и расстояния между объектами в том виде, в каком вы их ведёте, и предлагает варианты перестановки. Выбирает вариант диспетчер, а сообщения бригадирам и клиентам агент готовит как черновики.
04Закупка средств и инвентаря без паники на складе
Химия, мешки, салфетки, насадки для техники заканчиваются в неподходящий момент. Агент сверяет расход по выполненным заявкам с остатками в таблице или учётной системе и готовит список закупки с пометкой, что нужно заказать срочно. Решение о заказе и выбор поставщика остаются за ответственным сотрудником.
05Одна заявка до и после автоматизации
Это условный пример одного процесса, а не история конкретной компании.
Заявка приходит в разные каналы, диспетчер переписывает её в таблицу вручную
Заявка попадает в одну карточку, агент выделяет из текста всё важное, диспетчер проверяет
Расчёт стоимости делается по памяти или в отдельном файле, цифры расходятся
Расчёт готовится по общему прайс-листу, диспетчер согласует итоговую цифру с клиентом
График бригад хранится в таблице и в голове бригадира, окна проверяют звонком
Агент показывает свободные окна по графику, диспетчер выбирает и подтверждает время
После выезда акт оформляется на следующий день, а детали уточняются у бригады
Проект акта выполненных работ готовится сразу после выезда, руководитель подписывает его
Расход средств учитывается редко, о нехватке узнают, когда химия закончилась
Расход средств фиксируется по заявкам, а список закупки готовится заранее
06Документы клининговой компании в Беларуси
Для юридических лиц клининговая компания выставляет акты, счета и договоры с указанием УНП заказчика, расчёты идут в BYN. Если компания работает с НДС, нужны и электронные счета-фактуры на портале налоговых органов. Агент готовит проекты документов из данных заявки, а проверкой и отправкой занимается бухгалтер. По налоговым вопросам уточняйте у юриста или бухгалтера.
07Где запускается агент и как он обучается вашим правилам
Платформа Agile Tech устанавливается на сервер вашей компании и подключается к почте, таблицам, календарю и CRM. Правила приёма заявок, стандарты уборки и ответы на частые вопросы записываются обычным языком и дополняются по мере работы.
Подойдёт ли решение небольшой компании с двумя бригадами?
Да. Мы подбираем объём под размер: для небольшой компании достаточно приёма заявок, расчёта и графика. Срок запуска называем после знакомства и аудита, начинаем с пилота.
Агент сам назначит бригаду?
Нет. Он предложит варианты по свободным окнам, а назначение делает диспетчер. Все действия агента фиксируются, поэтому руководитель видит, что и когда было сделано.
Можно ли подключить мессенджер, в котором клиенты пишут нам?
Обычно да, если для него есть стандартный способ подключения. Список каналов уточняем на аудите вместе с вашим администратором.
Опишите, как сейчас принимается и ставится в график одна заявка, и мы покажем, что можно передать агенту.
Получить консультацию