01Что в охранной компании держится на таблицах и переписке
Охранная организация работает в двух мирах: с одной стороны, договоры, акты и работа с заказчиками, с другой стороны, посты, смены и оперативные заявки. И там, и там много повторяющихся действий. График постов составляется в таблице, замена на смену согласуется по телефону, отчёт по объекту собирается из рапортов и сообщений.
Мы начинаем с разговора с начальником смены, менеджером по договорам и бухгалтером. Они хорошо знают, где данные дублируются и какие документы готовятся по одной форме снова и снова.
02Договоры с заказчиками и приложения к ним
Договор на охрану объекта содержит приложения: перечень постов, график, порядок реагирования, контакты ответственных. При каждом продлении или изменении количества постов документы собираются заново. Агент готовит проект договора и приложений из данных вашей учётной системы и шаблонов, а юрист проверяет и подписывает. За правовую оценку условий отвечает юрист вашей компании.
03Графики постов и замены в день смены
Сменный график нужно держать в согласии с отпусками, больничными и допусками сотрудников. Помощник видит график и список охранников с их допусками и предлагает замену при выходе одного человека. Подтверждает замену и сообщает сотруднику диспетчер, агент лишь подготавливает вариант и текст сообщения.
Для работы с графиком мы настраиваем несколько правил:
- не предлагать замену охраннику без нужного допуска на объект
- учитывать время отдыха между сменами по правилам вашей компании
- показывать диспетчеру незакрытые посты красным списком в начале дня
- готовить сообщение сотруднику, но не отправлять его без подтверждения
- записывать все изменения графика в журнал с указанием, кто подтвердил
04Заявки заказчиков и оперативные обращения
Заказчик пишет в мессенджер: нужен дополнительный пост на мероприятие, пропуск для подрядчика, проверка после сработавшей сигнализации. Агент выделяет суть, определяет нужный раздел и готовит черновик ответа и задачу ответственному. Срочные обращения подсвечиваются отдельно, а решение о выезде принимает человек.
05Отчёты по объектам и акты за месяц
В конце месяца менеджер собирает по каждому объекту сведения: сколько смен отработано, какие происшествия, были ли замечания. Агент собирает данные из рапортов, таблиц и учёта, формирует черновик отчёта и проект акта выполненных работ. Менеджер проверяет формулировки, заказчик получает документ уже от компании.
06Процесс месяца до и после автоматизации
Условный пример одного процесса, а не история конкретной организации.
Рапорты со смен собираются из фотографий журналов и сообщений в мессенджерах
Рапорты попадают в одно место, агент выделяет из них смены, отметки и происшествия
Менеджер вручную сводит данные по каждому объекту в отдельный файл
Агент готовит сводку по объекту, менеджер проверяет и дополняет её своими наблюдениями
Акт за месяц набирается заново, сумма сверяется по таблице графика
Проект акта собирается из графика и учёта, бухгалтер сверяет итог и оформляет документ
Замечания заказчика теряются в переписке и всплывают на следующем совещании
Замечания заказчика фиксируются как задачи с ответственным и сроком
Руководитель узнаёт о проблемных объектах уже после жалобы заказчика
Руководитель получает сводку по объектам, где замечания повторяются, и решает, что менять
07Особенности охранного бизнеса в Беларуси
Охранная деятельность в Беларуси регулируется, и требования к документам и персоналу нужно знать. Мы в них не консультируем, а настраиваем агента по правилам, которые вам задаёт юрист. Расчёты идут в BYN, документы выставляются с указанием УНП заказчика, а электронные счета-фактуры оформляются на портале налоговых органов бухгалтером. Агент помогает подготовить черновики, но не подписывает и не отправляет документы.
Может ли агент отправлять охранников на объект?
Нет. Он готовит вариант и текст сообщения, а назначение и отправку выполняет диспетчер. Решения о людях и выездах остаются за сотрудниками компании.
Как защищены данные о постах и объектах?
Доступы агента ограничиваются ролью, действия записываются в журнал, а установка на сервер компании оставляет данные под вашим контролем. Требования вашей службы безопасности мы учитываем при проектировании.
С чего начать компании с несколькими объектами?
С одного процесса: например с подготовки актов за месяц или ответов на частые обращения. Срок называем после аудита, пилот проводим на одном процессе.
Расскажите, какой документ или график отнимает больше всего времени у вашей смены, и мы предложим пилот.
Оставить заявку